بهترین تکنیک‌ها برای سخنرانی در جلسات اداری
سخنرانی در جلسات اداری کار راحتی نیست چون هم باید رسمی و هم تأثیرگذار باشید. اگر شما فن بیان و سخنرانی خود را تقویت کنید و بدانید از آن چطور برای سخنرانی در جلسات اداری استفاده کنید، یک سر و گردن از همکاران خود بالاتر خواهید بود. 🏆
همیشه افرادی که در جمع خوب صحبت می‌کنند، بیشتر در خاطر باقی می‌مانند و متخصص‌تر و باهوش‌تر به نظر می‌آیند. این افراد زودتر پیشرفت می‌کنند و به درجه بالاتر می‌رسند چون مدیران به این افراد بیشتر اعتماد می‌کنند و مسئولیت‌های سنگین‌تر را به آن‌ها می‌سپارند.
فن بیان در جلسات، یک سکوی پرتاب برای شماست که اهل رشد هستید و می‌‌دانید که بهتر شدن زندگی، فقط در گروه بهتر شدن خودتان است. حتماً برای شما سؤال است که نحوه صحبت در جلسات اداری و رسمی چگونه است؟ شروع سخنرانی در جلسات اداری باید چگونه باشد؟ چکار کنیم که سخنرانی ما جذاب و تأثیرگذار باشد؟ اصلاً چطور تمام کنیم؟
در ادامه این مقاله از سایت ایرج شرفی، نکات مهم سخنرانی در جلسات اداری را آورده‌ایم و با مطالعه آن می‌توانید مهارت‌ها و توانمندی‌های خود را در جلسات بهتر نشان دهید، در جلسات بدرخشید، مخاطبان را بهتر متقاعد کنید، جایگاه خود را حفظ و حتی بالاتر ببرید.
با ما همراه باشید.
شروع سخنرانی در جلسات اداری
یک نکته مهم هست که:
«اگر برای سایر قسمت‌های سخنرانی، 5 بار تمرین می‌کنی، برای شروع آن 20 بار تمرین کن😲»!
شروع سخنرانی سرنوشت سخنرانی را مشخص می‌کند، اگر در شروع سخنرانی جلسات اداری نتوانید توجه مخاطبان را به خود جلب کنید، تا انتهای سخنرانی باید از خمیازه، بازی با گوشی، الکی سر تکان دادن‌های مخاطبان کلافه شوید. تازه این در حالتی است که مجبور باشند در جلسه بمانند، اگر اختیار داشته باشند که بعد از چند دقیقه جلسه را ترک می‌کنند.
مقاله پیشنهادی: نحوه معرفی خود در جلسه معارفه
در عکس زیر نمودار توجه مخاطبان را می‌بینید که ابتدا خیلی بالاست اما بعد از چند دقیقه به شدت افت می‌کند.
چند مورد اشتباه در شروع سخنرانی رسمی
متأسفانه افراد زیادی اشتباهات زیر را در سخنرانی در جلسات اداری، انجام می‌دهند:
عذرخواهی بی‌دلیل یا مکرر:
- عذرخواهی میکنم که دیر رسیدم…
- ببخشید اگه صدام گرفته…
- پوزش می‌طلبم اگه وقتتون رو می‌گیرم…
- عذر می‌خوام همینطوری 😐
شاید بخندید یا تعجب کنید که چرا عذرخواهی خوب نیست؟ مگه چه اشکالی داره؟
از این سؤال‌ها تعجب نمی‌کنم چون آنقدر این اشتباه را از سخنرانان قدیمی دیده‌ایم که فکر می‌کنیم ایرادی ندارد! اما این کار باعث می‌شود که اعتبار سخنران از همان ابتدا (که حساس‌ترین قسمت سخنرانی است) زیر سؤال برود. سخنران بدون اعتبار هم مانند طلای بدون عیار است!
طنز نامتناسب با جلسه رسمی:
یکی از نکات مهم در جلسات اداری، حالت رسمی و مودبانه بودن است. جوک و لطیفه در جمع‌های خودمانی آنچنان ریسک ندارد اما برای سخنرانی در جلسات اداری، جو و فضا فرق دارد. در جلسات اداری، سعی کنید، سخنرانی را با جوک و لطیف شروع نکنید چون مخاطب هنوز با شما آشنایی ندارد و امکان دارد ناراحت شود یا نخندد و شما تو ذوقتان بخورد! ⚠
البته اگر مخاطبان شما را می‌شناسند و اشکالی نمی‌بینید، می‌توانید از همان ابتدا یخ مخاطب را با طنز بشکنید. این کار از عهده سخنرانان باتجربه و حرفه‌ای برمی‌آید.
از حفظ یا از روخواندن متن سخنرانی:
در کلاس‌ها و دوره‌ها بارها دیده‌ام که شرکت کننده‌ها متن سخنرانی را کامل می‌نویسند، حتی از شکسپیر بهتر! اما موقع ارائه چیزهایی که حفظ کرده‌اند را مانند ربات بیان می‌کنند یا بدتر اینکه از روی کاغذ می‌خوانند!⛔
این کار نشان می‌دهد که به سخنران به محتوا مسلط نیست و استرس دارد پس بیخیال به حرفاش گوش ندهیم! همیشه از قبل آنقدر تمرین کنید که به کاغذ نیازی نداشته باشید. متن فقط نقش یادآوری دارد نه اینکه دائماً از روی آن بخوانیم!
همچنین بخوانید: چگونه سخنرانی بداهه داشته باشیم.
زبان بدن جدی و خشک:
دائم خاراندن گوش، بینی یا صورت،
گذاشتن دست جلوی دهان،
دست به سینه بودن،
غوز کردن،
اخمو بودن،
یک جا مثل مجسمه ایستادن،
و…
در سخنرانی در جلسات اداری، این حرکات فقط یک پیام دارد «سخنران اعتماد به نفس ندارد، راحت نیست و به حرفی که می‌زنه مسلط نیست»! کسی که با فن بیان در جلسات آشنا باشد می‌داند که زبان بدن باید باز و راحت باشد تا صداقت و اعتماد به نفس سخنران دیده شود. 💪
روش‌های درست شروع سخنرانی در جلسات رسمی
به روش‌های مختلفی می‌توان سخنرانی در جلسات را شروع کرد:
کسب اجازه و تشکر
فن بیان در جلسات، به فرهنگ سازمانی آن اداره هم بستگی دارد. به عنوان مثال اگر در سازمان شما رسم دارید که از مقام بالاتر اجازه بگیرید، بهتر است که سخنرانی خود را با اجازه ایشان شروع کنید. هنگام شروع سخنرانی بگویید: «با کسب اجازه از آقا یا خانم فلان که در بخش فلان هستند و برای برگزاری این جلسه زحمت کشیدن».🙏🙏🙏
همچنین می‌توانید تشکر کنید تا این فرهنگ را به زیبایی هر چه تمام‌تر به نمایش بگذارید:
- «تشکر میکنم از خانم یا آقای فلان که …. »
- «ممنون از نیروهای خدماتی که این فضا رو آماده کردن تا …»
- «همچنین تشکر میکنم از شما همکاران گرامی که در این جلسه حضور پیدا کردین… »
داستان
هر چه از تأثیر داستان گویی بگویم، کم گفته‌ام! ما انسان‌ها دلمان می‌خواهد داستان ببینیم و بشنویم حتی اگر هیچ سودی به حال ما نداشته باشد. باور نمی‌کنید؟ چند بار پیش آمده که از دیدن یک سریال بیخیال نشوید حتی اگر کار مهم‌تر داشته باشید؟ همه ما دست کم یکبار اینطور شده‌ایم چون داستان دوست داریم، خدا ما را اینطور آفریده است! 🎬
برای شروع سخنرانی در جلسات اداری، با یک داستان می‌توانید توجه مخاطبان را به خود میخکوب کنید. اما متأسفانه اکثر ما نمی‌دانیم یک داستان را چطور تعریف کنیم که هم جذاب باشد و هم منظور ما واضح و شفاف منتقل شود.
در مقاله داستان گویی، با استفاده از اصول هوش کلامی مراحل داستان گویی حرفه‌ای را شرح داده‌ایم.
سؤال
هنگامی که سخنرانی شروع می‌شود، حواس مخاطبان مانند مرغ سرکَندِه به هر طرف می‌رود. با طرح یک سؤال می‌توانید مانند آهنربا به راحتی توجه‌ها را به موضوع جلسه متمرکز کنید.
نحوه صحبت در جلسات اداری معمولاً یک طرف است، یک نفر سخنرانی می‌کند و بقیه هم گوش می‌دهند (البته مثلا گوش می‌دهند). شما متفاوت و حرفه‌ای باشید و با سؤال پرسیدن مخاطب را با خود شریک کنید.🔑
نقل قول
نقل قول آوردن هم یک روش عالی برای شروع سخنرانی در جلسات اداری است. نقل قول‌ها خیلی خوب در ذهن مخاطب هک می‌شوند چون یک بخش کوچک از یک داستان هستند. نمی‌خواهم زیاد سخت بگیریم اما هنگامی که نقل قول‌ها را می‌گوید بهتر است که حالت چهره و لحن صدا را با آن سازگار کنید. فکر کنید در تئاتر هستید و نقش بازی می‌کنید. 📣
برای آشنایی با روش‌های بیشتر در رابطه با شروع سخنرانی، مقاله زیر را بخوانید:
بدنه سخنرانی
بسیار خوب… تا اینجا از مرحله سخت شروع سخنرانی عبور کردیم و از اینجا به بعد داخل میدان شده‌ایم. اگر برنامه و ساختار نداشته باشیم و ندانیم چه را چطور بگوییم، سخنرانی را باخته‌ایم. در ادامه با 4 فرمول برای بدنه سخنرانی ارائه می‌دهیم که به شدت برای سخنرانی در جلسات اداری عالی است.
فرمول گذشته حال آینده
این فرمول شما را یاد کدام تکنیک می‌اندازد؟ بله… داستان گویی!
این فرمول حالت داستان گویی دارد و مخاطب خیلی خوب در جریان موضوع قرار می‌گیرد. ابتدا می‌گوییم وضعیت شرکت چطور بوده؟ الان چطور هست؟ قراره چطور بشه؟ مثلاً برای سخنرانی در جلسات اداری:
«سالیان گذشته شرکت ما سهم بزرگی از بازار را در اختیار داشت و نیازی به همکاری با سایر شرکت‌ها نداشتیم اما امسال لاز دیدیم که روش خود را تغییر دهیم و سهم خود را از بازار گسترش دهیم. در این زمینه جلساتی هم برگزار شده و نتایج خوبی به دست آوردیم. تصمیم داریم طی 3 سال آینده در زمینه ارائه محصول X به عنوان هلدینگ قوی شناخته شویم و… ».
در سخنرانی‌های سیاسی و اقتصادی از این روش خیلی استفاده می‌کنند.
مسأله/راه حل
یکی از نکات مهم در جلسات اداری این است که ابتدا باید مخاطبان، مدیران و همکاران را در جریان مسأله قرار دهیم تا بدانند برای چه دور هم جمع شده‌ایم. سپس راه حل‌های پیشنهادی خود را ارائه دهیم. این فرمول یکی از رایج‌ترین و پرطرفدارترین‌هاست.
مثلاً: «طی یک ماه گذشته، فروش شرکت 17% کاهش یافته و بخش‌های دیگر هم تحت تأثیر قرار داده است🔒. برای افزایش فروش در این ماه باید روش متفاوت‌تری پیش بگیریم و… 🔑 ».
مقایسه
این فرمول کمی خلاقانه است و در سطح حرفه‌ای خیلی راحت می‌توانیم از آن استفاده کنیم. مثلاً دو طراحی متفاوت برای یک محصول در نظر گرفته‌اید و می‌خواهید بررسی کنید که کدام مورد مناسب‌تر است. برای این موضوع از روش مقایسه استفاده کنید.
- ابتدا شباهت‌ها و تفاوت‌ها را مطرح کنید. 👞👟
- سپس نقاط قوت و ضعف هر کدام را نشان دهید. 👓
- مزایای هر کدام را بیان کنید. 🏆
- و در نهایت بگویید که با توجه به این مزایا، فلان محصول بهتر است. 🎯
ترتیب به شمارش
اگر شک داشتید یا دوست نداشتید که ساختارهای بالا را استفاده کنید (منظور همان چه گُلی به سر خود بزنیم)، همیشه می‌توانید از ساختار عددی یا شمارشی استفاده کنید. مثلاً بگویید «امروز می‌خواهم به شش نکته بپردازم… ». 📓
پایان سخنرانی در جلسات اداری
فکرک نم تا الان دو بار گفتم که دو قسمت فوق العاده مهم در سخنرانی وجود دارد: شروع و پایان. برای تمام کردن سخنرانی یادمان باشد که حتماً جمع بندی داشته باشیم. جمع بندی نداشتن مانند این است که مخاطب را در مسیر همراه خود بکِشانیم اما ناگهان در یک بیابان برهوت رها کنیم! برای سخنرانی در جلسات اداری خوب فکر کنید که چطور باید تمام کنید. ✔✔
این مطلب را بخوانید: چگونه سخنرانی خود را تمام کنیم؟
نکات مهم در جلسات اداری
2 نکته مهم در رابطه با فن بیان در جلسات هست که اگر رعایت نکنیم، هر چه بافته باشیم پنبه می‌شود!
خودت باش
به هیچ عنوان از کسی تقلید نکنید یا راحت بگویم ادای فرد دیگری را درنیاورید! مخاطب‌ها باهوش هستند حتی اگر بچه 5 ساله هم باشند متوجه می‌شوند و شک نکنید که نمی‌پسندند! بهترین و منحصر به فردترین سبک سخنرانی، سبک خودتان است! خودتان باشید و از افرد دیگر فقط الگوبرداری کنید نه تقلید! 🎭
آماده پاسخگویی
یک جمله معروف هست که:
«آماده نشدن برای چیزی یعنی آماده شدن برای شکست!»
در هر سخنرانی پیش می‌آید که از شما سؤال بپرسند و انتظار می‌رود که جواب مفید بدهید. متأسفانه سخنران‌هایی را می‌بینم که برای این مرحله مهم آماده نیستند و حین جلسه آنقدر با سؤال کننده بحث می‌کنند که اعتبار خود را به شدت خدشه دار می‌کنند. 😣
نحوه صحبت کردن در جلسات اداری به خصوص هنگام پاسخگویی به سؤالات مهم است و حتماً قبل از سخنرانی سوالات مهم را استخراج و جواب مناسب آن‌ها را پیدا کنید. در مقاله پاسخگویی به سؤالات در سخنرانی، با تکنیک‌های پاسخگویی کاملاً آشنا می‌شوید.
بهترین روش تقویت فن بیان در جلسات
فن بیان تنها به جلسه اداری محدود نمی‌شود. فردی که فن بیان خوب دارد، تحت هر شرایطی خوب صحبت می‌کند، چه جلسه کاری، چه دوستانه، سمینار و… .
با کسب مهارت فن بیان و سخنرانی می‌توانید در هر موقعیتی بدرخشید و اعتبار بیشتری کسب کنید. مهارتی که تا آخر عمر برای شما سود و نفع دارد.
مجموعه ایرج شرفی با بیش از 5 سال تجربه تخصصی در زمینه هوش کلامی و فن بیان، دوره بی‌نظیر فن بیان سخنرانی را آماده کرده است و که در آن با به روز‌ترین و مؤثرترین تکنیک‌های فن بیان، آشنا می‌شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر روی دوره فن بیان و سخنرانی کلیک کنید.
دیدگاهتان را بنویسید