۹ راهکار مدیریت زمان در سخنرانی که هر سخنرانی باید بداند!
یکی از مهم‌ترین مباحث در فن بیان و سخنرانی «اگر در سخنرانی زمان کم آوردم چکار کنم؟ حیف آن محتواهایی که با زحمت آماده کردم و هزار حیف برای حرفهای باارزشی که در ذهن دارم… . حال اگر زمان اضافه آوردم چکار کنم؟ حرف از کجا بیاورم که مخاطب فکر نکند دست خالی هستم و چیز زیادی بلد نیستم!». چه راهکارهایی برای مدیریت زمان در سخنرانی وجود دارد؟
برای اینکه در سخنرانی از زمان خود حداکثر بهره را ببریم، باید قبل از هر چیزی به محتوا مسلط باشیم! هر چه مسلط‌تر، کلام غنی‌تر! اما این شرط کافی نیست! مدیریت زمان در سخنرانی مانند رانندگی در یک مسیر پر پیچ و خم است. شاید لازم بدانیم مسیر عوض کنیم تا به ترافیک نخوریم، شاید نتوانیم مسیر عوض کنیم و باید چند دقیقه زودتر راه بیفتیم تا به موقع به مقصد برسیم.
در کل برای مدیریت زمان در سخنرانی باید بدانیم با زمانی که داریم چکار کنیم تا هم برای خودمان و هم مخاطبان مفید واقع شود. در ادامه مقاله با مهم‌ترین و پرکاربردترین راهکارهای مدیریت زمان در سخنرانی آشنا می‌شویم و یاد می‌گیریم چطور از ثانیه به ثانیه سخنرانی استفاده کنیم تا زمان کم نیاوریم و با زمان اضافه چکار کنیم.
اگر وقت محدودی برای مطالعه دارید، در انتهای مقاله عکس کامل از خلاصه مقاله را می‌توانید با یک نگاه ببینید.
فایل صوتی زیر را گوش دهید، ایرج شرفی در فایل صوتی زیر مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان را توضیح می‌دهد:
اگر یک سخنران به مدیریت زمان مسلط نباشد…
اگر در سخنرانی زمان را مدیریت نکنیم، حتی اگر مخاطبان با ما رودربایستی هم داشته باشند، باز هم دو نتیجه بد اتفاق می‌افتد:
نارضایتی مخاطب:
در این حالت دو دلیل بیشتر وجود ندارد: یا آنقدر طولانی صحبت کرده‌ایم که وقت مخاطب را گرفته‌ایم یا آنقدر کوتاه صحبت کرده‌ایم که توقع مخاطب را پُر نکرده‌ایم! ثسآآ
سخنرانی خوب باید به موقع تمام شود، نه زودتر و نه دیرتر! در تمام این مدت هم باید به مخاطب چیز جدیدی اضافه کنیم، اطلاعات مفیدی بدهیم که مشکلی را از او حل کند و با دست پُر از صندلی بلند شود. اگر بیشتر از مدت زمان تعیین شده، سخنرانی کنیم باعث خستگی و کلافگی مخاطب می‌شویم که این سخنرانی دیگر ارزشی ندارد!
حرفهای نبودن ما:
در این صورت هم بد قول به حساب می‌آییم و هم مزاحم به چشم می‌آییم! یک فرد حرفهای نه بدقولی می‌کند و نه مزاحمت! همیشه سعی کنید طبق زمانی که در اختیار دارید صحبت کنید تا مخاطب متوجه نظم و ادب شما شود.
مدیریت زمان در سخنرانی یک مهارت است که با کسب تجربه به دست می‌آید اما تکنیک‌هایی که در ادامه معرفی می‌کنیم بسیار کمک کننده هستند.
۱) با برنامه ریزی، زمان را به تسخیر دربیاور
این کار بسیار راحت اما به شدت مؤثر است! فقط کافیست قسمت‌های مختلف سخنرانی خود را روی کاغذ بنویسیم و تخمین بزنیم که برای هر قسمت حداقل چه مدت زمان لازم است. مثلاً اگر ۹۰ دقیقه مهلت داریم، می‌توانیم به صورت زیر برنامه ریزی کنیم:
- شروع سخنرانی شامل سلام، معرفی خود و جلب توجه مخاطبان: ۵ دقیقه (۱۴:۰۰ تا ۱۴:۰۵)
- معرفی موضوع سخنرانی و سرفصل‌های مربوطه: ۱۰ دقیقه (۱۴:۰۵ تا ۱۴:۱۵)
- بدنه سخنرانی: ۵۵ دقیقه (۱۴:۱۵ تا ۱۵:۱۵)
- جمع بندی: ۵ دقیقه (۱۵:۱۵ تا ۱۵:۲۰)
- پرسش و پاسخ: ۱۰ دقیقه (۱۵:۲۰ تا ۱۵:۳۰)
- ۵ دقیقه هم اضافه برای مواقع لزوم.
البته این مثال آیه قرآن نیست که مو به مو مثل آن برنامه ریزی کنید، با توجه به ساختار و سختی موضوع برای هر قسمت هر مقدار صلاح دانستید زمان اختصاص دهید. هر طور که می‌خواهید برنامه ریزی کنید اما حتماً برنامه ریزی کنید چرا که اولین گام برای مدیریت زمان در سخنرانی است و بدون آن، مقدمه شکست را برای خود فراهم می‌کنید.
۲) حذف تیکه کلام
«موضوع امروز اِ اِ اِ اِ اِ اِ در واقع درباره اِ اِ اِ اِ سلامت و بهداشت اِ اِ اِ اِ اِ اِ مورچه‌های بیابان لوت اِ اِ اِ اِ اِ است. مورچه‌ها نقش به اصطلاح مهمی را در زندگی در واقع همه ما انسان‌ها ایفا می‌کنند. آن‌ها اِ اِ اِ اِ اِ کمک کنند هیچ خورده شیرینی اِ اِ اِ اِ اِ روی میز باقی نماند و… »!
جدا از شوخ طبعی، متن بالا را یکبار با قسمت‌های رنگی و یکبار بدون قسمت‌های رنگی (تکیه کلام) بخوانید و صدای خود را ضبط کنید. در کدام حالت مدت زمان ضبط شده کمتر بود؟ قطعاً حالت دوم!
تکیه کلام‌ها مانند علف هرز در کلام ما پیدا می‌شوند و جدا از اینکه زیبایی کلام را خدشه‌دار می‌کنند، زمان بیشتری از ما می‌گیرند. اگر بتوانیم تکیه کلام‌ها را حذف کنیم و روان و واضح صحبت کنیم، هم زمان گرانبهای خود را ذخیره کرده‌ایم و هم کلام جذاب‌تر و حرفه‌ای‌تر خواهیم داشت.
این مطلب را بخوانید: حذف تکیه کلام ها
۳) بدون تمرین هیچ تضمینی وجود ندارد!
تمرین، تمرین، تمرین! بدون تمرین هیچ تضمینی برای ارائه خوب در سخنرانی وجود ندارد! فقط با تمرین است که به تسلط می‌رسیم، با تسلط به آمادگی می‌رسیم و با آمادگی به مدیریت بهتر!
ابتدا متن سخنرانی خود را بنویسید، آن را به صورت مایند مپ یا نقشه ذهنی خلاصه کنید، سپس آن مایند مپ را حفظ کنید. مایند مپ بهترین روش فراموش نکردن متن سخنرانی است که پیشنهاد می‌کنم اگر با این ابزار بی‌نظیر آشنایی ندارید، حتماً یکبار امتحان کنید تا اثر آن را تجربه کنید.
بارها و بارها در مقابل آینه یا دوربین تمرین کنید، فیلم خود را ببینید و تحلیل کنید تا ایرادات خود را پیدا کرده و رفع کنید. هر چه بیشتر تمرین کنید، مدیریت زمان در سخنرانی برایتان راحت‌تر می‌شود.
۴) شروع به موقع برای مدیریت زمان در سخنرانی
تأخیر در شروع سخنرانی، برنامه ریزی ما را به هم می‌ریزد.اگر سخنرانی را به موقع شروع نکنیم زمان کم می‌آوریم و به احتمال زیاد مجبور شویم از ارائه قسمت‌های مهم صرف نظر کنیم.
حال اگر شرایطی پیش آمد و نتوانستیم به موقع شروع کنیم، باید برای مدیریت زمان در سخنرانی، از همان مدت زمان ذخیره که در قسمت قبل گفتیم، استفاده کنیم. در بدترین حالت برنامه ریزی خود را تغییر داده و مدت زمان هر قسمت را کاهش دهیم.
در کل سعی کنید همیشه نیم ساعت زودتر در محل سخنرانی حاضر شوید و مطمئن شوید که همه چیز سر جای خودش است و سخنرانی به موقع شروع می‌شود.
۵) تفکیک بخش‌های مهم از غیر مهم برای حذف
این قسمت شبیه چمدان مسافرت است، زمانی که به مسافرت می‌رویم وسایلی با خود می‌بریم که ممکن است که اصلاً در طول سفر از آن‌ها استفاده نکنیم و خیلی مهم نباشند. در سخنرانی هم این جریان برقرار است! همیشه موضوعاتی هستند که خیلی مهم هستند و باید گفته شوند اما موضوعات دیگر نقش مکمل دارند و اگر گفته نشوند لطمه خاصی به مفهوم وارد نمی‌شود.
برای مدیریت زمان در سخنرانی، همیشه دو نسخه کوتاه و بلند از متن ارائه خود آماده کنید که اگر شرایط گل و بلبل بود نسخه بلند و اگر قمر در عقرب بود نسخه کوتاه را ارائه دهید. البته زیاد سخت نگیرید و موضوع را پیچیده نکنید، سعی کنید به ساده‌ترین حالت ممکن ارائه دهید که مخاطب لُپ کلام را سریع متوجه شود!
۶) ساعت مچی برای مدیریت زمان در سخنرانی
هر چه با خود به سکوی سخنرانی نمی‌برید، ساعت مچی و مایند مپ را ببرید! این دو ابزار بدون شک دو دست شما برای مدیریت زمان در سخنرانی است. بدون ساعت مچی امکان دارد زمان از دستتان خارج شود و برای یک قسمت کوتاه، زمان زیادی را تلف کنید.
حتماً ساعت مچی به دست داشته باشید که برای شیک‌تر شدن ظاهر شما هم تأثیر زیادی دارد.
۷) از کسی بخواهید که یادآوری کند
یکی از راهکارهای مدیریت زمان در سخنرانی این است که از همکار یا آشنا یا دوست بخواهیم زمان را به ما یادآوری کند. این فرد خودش باید در جلسه یا سخنرانی حضور داشته باشد که بداند الان به کدام بخش مطلب رسیده‌اید و به شما یادآوری کند.
۸) کم گوی و گزیده گوی
سعی کنید خیلی ساده و کوتاه صحبت کنید و از جملات و کلمات قلمبه سلمبه بپرهیزید. مبهم و پیچیده صحبت کردن، هم زمان بیشتری می‌گیرد و هم فهم مطلب را برای مخاطب سخت می‌کند. بعد از نوشتن متن سخنرانی، حتماً آن را مرور کنید و جملات ساده را جایگزین جملات طولانی و پیچیده کنید.
۹) اگر زمان اضافه یا کم آوردم چکار کنم؟
اگر زمان کم آوردم:
استفاده از راهکارهای قبلی برای مدیریت زمان در سخنرانی کمک می‌کند که به این شرایط دچار نشویم اما اگر باز هم وقت کم آوردیم، باز هم کاربرد راهکارهای قبلی پابرجاست. همچنین می‌توانید از حضار عذرخواهی کنید و قول دهید که مطالب باقی مانده را در قالب فایل ویدئویی یا صوتی در اختیارشان قرار دهید.
اگر زمان اضافه آوردم:
احتمالاً شما هم برای درب منزلتان یک کلید یدک داشته باشید که اگر کلید اصلی گم شد از نسخه یدک استفاده کنید، همین راهکار را می‌توان برای سخنرانی هم به کار برد. همیشه موقع آماده کردن محتوای آموزشی، محتوای یدک یا زاپاس هم ذخیره نگه دارید. مثلاً برای بعضی قسمت‌ها یک ویدئوی آموزشی، چند اسلاید اضافه، عکس یا اینفو گرافی یا چند مثال اضافه آماده کنید.
محتوای یدک در مواقعی که وقت اضافه آوردید به فریادتان می‌رسد و اعتبار شما در مقابل مخاطبان حفظ می‌کند. این راهکار برای مدیریت زمان در سخنرانی را باید قبل از سخنرانی آماده کنید که هنگام ارائه، به مشکل برنخورید.
بهترین روش تقویت فن بیان
با کسب مهارت فن بیان و سخنرانی می‌توانید در هر موقعیتی بدرخشید و اعتبار بیشتری کسب کنید. مهارتی که تا آخر عمر برای شما سود و نفع دارد.
مجموعه ایرج شرفی با بیش از ۵ سال تجربه تخصصی در زمینه هوش کلامی و فن بیان، دوره بی‌نظیر فن بیان سخنرانی را آماده کرده است و که در آن با به روز‌ترین و مؤثرترین تکنیک‌های فن بیان، آشنا می‌شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر روی دوره فن بیان و سخنرانی کلیک کنید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.