اصلاً چرا معرفی مهمه ؟

اولین گام در برقراری هر ارتباطی این است که طرفین رابطه همدیگر را بشناسند و بدانند که قرار است با چه کسی ارتباط داشته باشند. بنابراین ما هم اولین مهارتی که در هوش کلامی به آن اشاره می‌کنیم نحوه معرفی خودمان است.

ضمیر ناخودآگاه ما انسان‌ها در اولین لحظه ملاقات با هر فردی، در زمان بسیار کوتاهی (بین ۷ تا ۳۰ ثانیه) شروع به قضاوت فرد مقابل می‌کند. نوع پوشش، نحوه عملکرد، شیوه رفتار، نوع صحبت و موارد زیاد دیگری را بررسی کرده و تصمیم می‌گیرد که با این فرد چگونه رفتار کند: آیا فرد مقابل انسان ارزشمندی است یا خیر، آیا جایگاه خاصی برای او قائل شوم یا خیر، آیا ارزش دارد زمانم را به او اختصاص دهم یا خیر و سؤالات زیاد دیگری که در زمان بسیار کوتاه با تحلیل فرد مقابل به آنها پاسخ می دهد.

با توجه به نکته بالا، ما با معرفی حرفه‌ای خودمان می‌توانیم اعتبار سازی کنیم و قبل از آنکه ضمیر ناخودآگاه فرد مقابل شروع به قضاوت کند، ما جایگاه ویژه‌ای برای خودمان در ذهن او بسازیم.

مرحله صفرم در یک معرفی خوب

قبل از اینکه خودمان را معرفی کنیم باید بدانیم مخاطبان ما چه کسانی هستند، از ما چه انتظاری دارند، دوست داریم با چه دیدگاهی به ما نگاه کنند یا به چه اطلاعاتی از ما نیاز دارند. برای مثال شیوه معرفی ما در یک کنفرانس علمی با معرفی در جلسه اولیاء و مربیان مدرسه فرزندمان باهم متفاوت است. اطلاعاتی که در این دو موقعیت بیان می‌کنیم، به‌احتمال‌زیاد یکسان نیستند.

گاهی ممکن است در موقعیتهای جدیدی قرار بگیریم که ندانیم از کدام مدل پیروی کنیم؛ در این حالت بهترین راه‌کار این است که به این فکر کنید که مخاطبان به چه اطلاعاتی از ما نیاز دارند.

نکته دومی که باید آن را در نظر بگیریم این است که چقدر از زمان خود را صرف معرفی می‌نماییم. مثلاً آیا در موقعیتی که کلاً ۳ دقیقه فرصت برای سخنرانی داریم، اختصاص ۲ دقیقه آن برای معرفی کار درستی است؟!؟ باید زمان‌سنجی کنیم و در نظر داشته باشیم که چقدر از زمانمان را می‌خواهیم صرف این کار نماییم.

در گام بعدی هدف از این معرفی را برای خودمان مشخص می‌کنیم؛ یعنی با خود می اندیشیم که مخاطب چه اطلاعاتی از من بداند تا هم کافی باشد و جایگاه خوبی در ذهن او بسازم و هم زیاد از حد و نامربوط نباشد و جایگاهم را تضعیف نکند. با این کار مسیرِمعرفی برای ما روشن‌تر و معرفی‌مان متناسب با هر موقعیت، متفاوت می‌شود.

در انتها نیز باید مراقب اثر جمع باشیم. یعنی مراقب باشیم از الگویی که عموم افراد از آن برای معرفی خودشان استفاده می‌کنند، پیروی نکنیم؛ این بدین معنا نیست که سعی کنیم خاص و متفاوت باشیم بلکه منظور این است که قبل از شروع کمی فکر کنیم و با توجه به موقعیت موجود و شرایط خودمان، معرفی مناسب را ارائه دهیم.

یک نمونه ویدئویی

در ویدئو زیر که قسمتی از برنامه صبح خلاق تهران است، نمونه ای از یک معرفی مناسب را برایتان آورده ام.در این معرفی کمترین کلمات، بهترین ارائه و مطابق با نیازی که این جمع از آشنایی با این فرد دارند، رقم می خورد: 

چطور یک معرفی قدرتمند داشته باشیم؟

روش‌ها و متد مختلفی برای معرفی وجود دارد که در اینجا یکی از قدرتمندترین و البته ساده‌ترین روش‌ها را برای شما توضیح می دهم. برای ساختن یک معرفی اثرگذار تنها کافی است قدم‌های زیر را گام‌به‌گام برداریم و به سؤالات پاسخ دهیم. درنهایت جواب‌ها را در کنار هم قرار می‌دهیم و الگوی معرفی خود را می‌سازیم. بیایید شروع کنیم:

گام اول: بیان نام

اولین قدم بیان ناممان است. بسته به اینکه رابطه ما با مخاطب چقدر رسمی یا دوستانه است، نام یا نام خانوادگی یا هردو آن‌ها را بیان می‌کنیم.

برای مثال من در جمع‌های دوستانه خودم را «ایرج»، در کارگاه‌ها و دوره‌های عمومی «ایرج شرفی» و در سخنرانی‌های رسمی‌تر برای ارگان‌ها و سازمان‌ها «شرفی» معرفی می‌کنم.

این شیوه ساده همچنین به ما کمک می‌کند تا حدومرزهایمان را در هر ارتباطی مشخص کنیم. زمانی که شما خودتان را با نام کوچک معرفی می‌کنید، نشان‌دهنده این است که تمایل دارید تا روابط دوستانه و صمیمی باشد. زمانی که صرفاً نام خانوادگی خودتان را بیان می‌کنید، نشان می‌دهید انتظارتان از این رابطه رسمی بودن است. اگر هم نام و هم نام خانوادگی‌تان را بیان کنید، توقع دارید در این رابطه همچنان که احترامات پابرجاست، کمی شوخی و صمیمیت چاشنی آن باشد.

گام دوم: چه‌کاره هستیم؟

در این گام به نقش حال حاضر خود در ارتباط با مخاطب اشاره می‌کنیم.

برای مثال من مربی و مدرس هوش کلامی و بهبود مهارت‌های ارتباطی هستم و در شروع کلاس‌ها و دوره‌هایم خودم را با این عنوان معرفی می‌کنم.

حال فرض کنید قرار است برای پیگیری وضعیت تحصیلی فرزندم به مدرسه او بروم. 

آیا در این لحظه من برای معرفی خودم به مدیر مدرسه باید به شغلم اشاره کنم؟ آیا باید از دستاوردها و کتاب‌هایم در معرفی خودم استفاده کنم؟ مطمئناً هیچ فردی چنین کار اشتباهی را انجام نمی‌دهد. در این موقعیت ما به نقش خودمان در این رابطه اشاره می‌کنیم. به این موضوع می‌اندیشیم که فرد مقابل (که در این مثال مدیر مدرسه است) به چه اطلاعاتی از ما نیاز دارد تا رابطه بهتری با او شکل دهیم.

پس اگر قرار باشد من به مدرسه فرزندم مراجعه کنم بهتر است خودم را این‌گونه معرفی کنم: «من شرفی هستم، پدر صدرا». این تنها اطلاعاتی است که برای برقراری ارتباط بهتر با مدیر مدرسه نیاز دارم. همین‌که مدیر بداند من چه کسی هستم کافی است. زیرا بعدازآنکه دانست من پدر چه کسی هستم جایگاه من در ذهن او شکل می‌گیرد و می‌توانیم به ادامه صحبت بپردازیم.

در معرفی خود، تنها به مواردی اشاره می‌کنیم که به شناخت مخاطب از ما کمک می‌کند.

گام سوم: چند سال سابقه داریم؟

گاهی در معرفی‌هایی که در فضاها و موقعیت‌های کاری داریم، می‌توانیم به میزان سابقه خود اشاره‌ای کنیم. این اشاره تنها زمانی باید اتفاق بیفتد که به بالا رفتن اعتبار ما کمک می‌کند. پس به‌طورمعمول اگر سابقه فعالیتمان زیر ۳ سال است در معرفی خود به آن اشاره‌ای نمی‌کنیم.

البته استثنایی هم در این بین وجود دارد و آن‌هم متعلق به زمانی است که حوزه کاری ما بسیار بِکر و جدید است. وقتی حوزه کاری ما حوزه‌ای خاص و جدید است و رقیب جدی در آن وجود ندارد، می‌توانیم به فعالیت کوتاه مدت خودمان هم اشاره‌کنیم.

گام چهارم: چه کمکی می‌کنیم؟

در گام چهارم به این موضوع می‌پردازیم که شغل یا فعالیت ما چه کمکی به دیگران می‌کند.

این قسمت از معرفی، تأثیرگذار و مهم است. پس بایستی برای آن زمان صرف کنیم تا عباراتی اثرگذار و کلماتی زیبا برای آن انتخاب کنیم. لطفاً دقیقاً از عبارت «به افراد (یا شرکت‌ها) کمک می‌کنم که…» استفاده کنید. چراکه بار معنایی آن به اعتبار و جایگاه سازی شما کمک می‌کند.

مجدد خودم را مثال می‌زنم. من در این قسمت از معرفی می‌گویم: «به افراد کمک می‌کنم تا بتوانند، کلام قدرتمندتری داشته و اثرگذارتر باشند.»

گام پنجم: مخاطبان ما چه کسانی هستند؟

در قسمت پایانی معرفی خود، شاید بد نباشد که به برخی از افراد یا سازمان‌هایی که ما با آن‌ها همکاری داشته‌ایم اشاره‌کنیم. این کار علاوه بر بالا بردن اعتبارمان، به مخاطب گوشزد می‌کند که اقشاری که ما با آن‌ها فعالیت می‌کنیم و مخاطب ما هستند، شامل چه افراد یا گروه‌هایی می‌باشند و اگر شما هم جزئی از این دسته هستید، من فرد مناسبی برای برقراری ارتباط با شما هستم.

جمع بندی

اگر بخواهم یک جمع بندی از مطالبی که گفتیم داشته باشیم، فقط کافیه یک بار دیگر به نقشه ذهنی که اول بحث مطرح کردیم، نگاهی بیندازیم: 

یادمان نمی‌رود که…

در این بین باید به چند نکته توجه داشت:

اول اینکه در معرفی خود غلو و بزرگنمایی نکنیم. شاید فکر کنید بد نباشد که در معرفی اولیه خود کمی بزرگنمایی کنید تا جایگاه بهتری در ذهن مخاطب برای خود بسازید؛ اما اگر کمی تفکر سیستمی داشته باشید و آینده نگری کنید هرگز چنین کاری نخواهید کرد. چراکه می‌توان حدس زد اگر مخاطب شما کمی بعد مغایرتی بین گفته‌های شما و واقعیت ببیند، دیگر هیچ جایگاهی در ذهن او نخواهید داشت.

نکته بعدی اینکه از ارائه اطلاعات بیش‌ازاندازه خودداری کنیم. مخاطب را با اطلاعات بیهوده بمباران نکنیم. اصل را بر حذف اطلاعات بگذاریم تا اضافه کردن آن. بعد از آماده کردن معرفی، از خودمان بپرسیم آیا اگر این جمله را حذف کنم به اصل معرفی آسیبی وارد می‌شود؟ اگر جواب منفی بود، با شجاعت آن را حذف کنیم.

برای اینکه با معرفی در موقعیت های مختلف بیشتر آشنا شوید، در ادامه به نمونه‌هایی از معرفی خودم در شرایط متفاوت اشاره می کنم:

۱- «من ایرج شرفی هستم. مربی و مدرس بهبود مهارت‌های ارتباطی و به افراد کمک می‌کنم تا بتوانند، روابط بهتری با اطرافیانشان بسازند و اثرگذارتر باشند. مخاطب من تمام افرادی هستند که دوست دارند در ارتباطات بدرخشند و مؤثرتر باشند.» (در شروع کارگاه‌ها و کلاس‌های عمومی)

۲- «من شرفی هستم. نویسنده کتاب «از هفت تا بی نهایت» و کارم تحقیق و پژوهش در حوزه مهارت‌های ارتباطی است.» (در شروع سخنرانی در جمع اساتید دانشگاه و فرهنگیان)

۳- «من شرفی هستم. پدر صدرا. شاگرد کلاس الف» (در مدرسه فرزندم)

۴- «من شرفی هستم. همسایه طبقه بالایی» (در ارتباط با یکی از همسایگان)

۵- «من ایرج هستم. نوه فلانی» (در ارتباط با اقوام دور در یک عروسی)

تمرین:

حالا نوبت شماست. حداقل ۳ معرفی از خودتان بنویسید که در موقعیت‌های مختلف به آن نیاز دارید. (حتماً یکی از آن‌ها باید در رابطه با محیط کارتان باشد).

معرفی حرفه ای تر: معرفی به کمک پیام مخفی

برای معرفی خودمان یک سبک بسیار حرفه ای تر هم  وجود دارد که به آن معرفی به کمک پیام مخفی می گوییم. از آنجایی که این سبک از معرفی را در مقاله اعتبارسازی حرفه ای به صورت کامل توضیح داده ام، در این مقاله دیگر به آن نمی پردازم. اما مؤکداً توصیه می کنم این مقاله را هم مطالعه کنید.