روش اصولی پاسخگویی به سوالات در سخنرانی
«اگر سوالی پرسیدن و من جوابشو نمی‌دونستم چیکار کنم؟ جواب ندم خیلی بد میشه! جواب چرت و پرت هم بدم بازم بد میشه!». حتی افرادی که فقط یکبار تجربه سخنرانی داشته باشند، این نگرانی در ذهن آن‌ها ایجاد می‌شود. سخنرانی در حضور مخاطبان در حالت عادی هم با ترس و استرس همراه است دیگر چه برسد به آن موقع که سوال بپرسند! چیزی که دلیل شرکت کردن افراد زیادی در دوره‌های فن بیان و سخنرانی است.
این ترس و نگرانی هم طبیعی است چون مخاطبان به ما به عنوان یک کارشناس نگاه می‌کنند و توقع دارند که جواب سوالات را بدانیم. در این قسمت هر چه بهتر پاسخگویی به سوالات در سخنرانی را مدیریت کنیم، اعتبار ما حتی از زمانی که سخنرانی می‌کردیم هم بیشتر می‌شود. اما اگر ناشایانه عمل کنیم تمام اعتبار و بُتی که از خود در طول سخنرانی ساخته‌ایم پودر می‌شود و فرو می‌ریزد.
بعضاً سخنرانانی را دیدم که یا جواب سربالا می‌دهند (اصطلاحاً می‌پیچانند)، یا سوال کننده را تحقیر می‌کنند و یا خودشان را می‌بازند و ندانستنِ خود را طوری نشان می‌دهند که صلاحیت خود را خدشه دار می‌کنند. همه این واکنش‌ها به خاطر آماده نبودن است، این عدم آمادگی هم ناشی از آموزش ندیدن است. ما می‌توانیم با آموزش دیدن در حوزه مهارت‌های کلامی مانند هوش کلامی و استفاده از تجارب سخنرانان مجرب، پاسخگویی به سوالات در سخنرانی را با شکوه مدیریت کنیم.
در ادامه با نحوه پاسخگویی به سوالات مخاطبان آشنا می‌شویم و یاد می‌گیریم که چطور با سیمجین شدن و سوالاتی که جوابشان را نمی‌دانیم، مواجه شویم.
قبل از سخنرانی…
آماده نشدن برای چیزی، آماده شدن برای شکست است! می‌خواهم یک مثال خشن بزنم نترسید؛ تصور کنید یک سرباز برای دستگیری یک مجرم به تعقیب او می‌رود. حال اگر با او از رو به رو مواجه شود و مجرم قصد شلیک به او داشته باشد، سرباز باید چکار کند؟ مشخص است که او هم باید با اسلحه از خود دفاع کند.
اما یک سوال، اگر خشابش خالی باشد چطور؟ در آن صورت باید فاتحه خود را بخواند و ما هم بگوییم «روحش شاد»!
سخنران هم دقیقاً مانند سرباز قصه ما است که باید خود را برای سوالاتی که مخاطبان از او می‌پرسند، آماده کند. برای این کار ابتدا باید بدانیم قصد و نیت مخاطب از سوالش چیست؟
بدانیم که چرا مخاطب سوال می‌پرسد؟
بدانید و آگاه باشید که مخاطبان برای سوال پرسیدن دو منظور بیشتر ندارند:
یا توضیح بیشتری می‌خواهند و نیازمند اطلاعات تکمیلی هستند. قدر این مخاطبان را باید دانست چون سوالات خوبی می‌پرسند که اگر خوب جواب دهیم، اقتدار و اعتبار ما را افزایش می‌دهد.
یا می‌خواهند ما را به چالش بکشند و اعتبار ما را لکه‌دار کنند. فکر کنم دلیل ترس اکثر ما از پاسخگویی به سوالات در سخنرانی، همین باشد! اما با حاضرجوابی محترمانه می‌توانیم جلوی آزارهای این افراد را برای همیشه بگیریم.
نوش دارو بعد از مرگ سهراب فایده‌ای ندارد!
خدا روح فردوسی را شاد کند که داستان نوش داروی سهراب را ساخت و درس عبرتی برای همه ما شده است. ما هر کداممان سهراب سخنرانیِ خود هستیم و باید از قبل خود را برای پاسخگویی به سوالات در سخنرانی آماده کنیم. چطور؟
اول باید خود را جای حضار بگذاریم و بررسی کنیم که آیا با گفته‌های ما موافقت خواهند کرد یا ما را به چالش خواهند کشید؟!
به عنوان مثال اگر موضوع سخنرانی ما معرفی الگوهای حاضرجوابی است، چون این موضوع دغدغه افراد زیادی هست، حتماً از هر الگو چند مثال خواهند خواست. حتی خودشان مثال‌های شخصی خود را می‌پرسند. خب چیکار کنیم؟ یا بهتر است بگویم باید از قبل چکار می‌کردیم؟
همیشه قبل از سخنرانی برای هر عنوان چند مثال اضافه آماده کنید، منابع مختلفی را مطالعه کنید که موضوع را از ابعاد مختلف درک کرده باشید تا بتوانید یک پاسخ درست و درمان به مخاطبان بدهید.
سخنرانان سیاسی را دیده‌اید؟ که مردم پشت سر آن‌ها چه‌ها می‌گویند و همیشه عده‌ای با آن‌ها ساز مخالف می‌زنند. موضوعاتی که به منافع شخصی، عقاید و باورهای مخاطبان مربوط می‌شود چالشی هستند و بهتر است از قبل خود را برای مخالفت و عصبانیت آن‌ها آماده کنیم.
هنگام پاسخگویی به سوالات در سخنرانی شواهد، مدارک، آمار و ارقام و دلایل منطقی بیاوریم که دیگر جای بحث باقی نماند. البته از جنبه احساسی هم می‌توانید کمک بگیرید که تاثیرگذاری کلامتان بیشتر شود. در متقاعد سازی همه می‌دانیم که مخاطب احساسی تصمیم می‌گیرد و منطقی توجیه می‌کند.
این قسمت را از این طولانی‌تر نمی‌کنم و تنها بگویم که همیشه قبل از سخنرانی سوالات احتمالی را استخراج کنید و برای هر کدام ۱۰ دقیقه زمان بگذارید که جواب مناسب را پیدا کنید. سوالات ساده را جدی بگیرید چون ما معمولاً برای موارد مشکل آماده می‌کنیم و با چیزهای ساده غافلگیر می‌شویم. با تقویت هوش کلامی خود، یاد می‌گیرید که در هر موقعیتی چگونه صحبت کنید و حرف کم نیاورید.
تکلیف مخاطبان را روشن کنیم
این دو نکته در پاسخگویی به سوالات در سخنرانی به شما کمک می‌کند:
- در ابتدای سخنرانی بگویید که چه سوالاتی را می‌توانید جواب دهید و چه سوالاتی را نمی‌توانید. مثلاً اگر بازاریاب هستید و قصد معرفی یک محصول را دارید، شاید در مورد مباحث فنی محصول نتوانید پاسخی دهید. این موضوع را از همان ابتدا مطرح نمایید.
- یا آنکه در ابتدا بگویید که سوالات را در انتهای سخنرانی پاسخ خواهید داد یا در طول سخنرانی؟ البته اگر در مخاطبان شما مدیران ارشد هم حضور داشته باشند، شاید در طول سخنرانی مانع شما شوند. خودم برای این مواقع از تکنیک ربط دادن بی‌ربط که در دوره هوش کلامی آموزش می‌دهیم، استفاده می‌کنم.
مزیت پاسخگویی به سوالات حین سخنرانی
گاهی اوقات واقعاً چاره‌ای نیست و باید حین سخنرانی جواب سوالات مخاطبان را بدهیم تا مطالب قبلی را درک کنند و برای عناوین بعدی به مشکل برنخورند. در غیر این صورت دیگر نام آن سخنرانی نیست بله حرف زدن برای خود است و مخاطب بخواهد یا نخواهد نمی‌تواند ما را همراهی کند.
البته اگر جواب سوال طولانی بود فقط یک پاسخ کوتاه بدهید و بگویید که «در انتهای جلسه با جزئیات بیشتر مبحث را توضیح می‌دهم».
روش بهتر
برای مدیریت پاسخگویی به سوالات در سخنرانی، از همان ابتدا مایندمپ یا نقشه ذهنی را به مخاطبان نشان دهید تا بدانند هر مرحله به چه عناوینی می‌پردازیم و جواب سوالات خود را جلوتر می‌گیرند.
حواسمان به زمان باشد
باز هم می‌گویم که حواسمان به زمان باشد چون اگر بخواهیم زمان زیادی را برای پاسخ به سوال یک نفر صرف کنیم، به مخاطبان دیگر برمی‌خورد از اینکه نسبت به آن‌ها بی‌توجه هستیم. ضمن اینکه زمان کم می‌آوریم و مجبور می‌شویم یا از مطالب مهم صرف نظر کنیم یا خیلی سریع از آن‌ها عبور کنیم.
بهترین راهکار برای مدیریت زمان هنگام پاسخگویی به سوالات در سخنرانی، این است که هر ده دقیقه یکبار مکث کنیم و فرصت دهیم تا مخاطبان ابهامات خود را بپرسند.
۵ مرحله پاسخگویی به سوالات در سخنرانی
۵ مرحله زیر یکی از بهترین و حرفه‌ای‌ترین نکات در سخنرانی است که اگر انجام دهید به شد احترام و اعتبار بالایی برای شما به ارمغان می‌آورد.
- گوش دادن موثر: خوب گوش می‌دهیم تا منظور و هسته اصلی سوال مخاطب را متوجه شویم. مقاله گوش دادن فعالانه را بخوانید.
- مکث و تکرار: بلافاصله شروع به جواب دادن نمی‌کنیم، کمی صبر می‌کنیم (این حرکت نشان می‌دهد که شما در حال فکر کردن به سوال هستید و برای مخاطب ارزش قائلید). بعد از یک لحظه مکث، سوال مخاطب را به گونه دیگر بیان می‌کنید.
- اعتبار بخشی: اکثر افراد از سوال پرسیدن در جمع هراس دارند که «مبادا بگن سوالم چقدر چرته… فکر کنن هیچی نمیفهمم!». ما به عنوان سخنران باید امنیت ذهنی فراهم کنیم، مثلا به سوال مخاطب اعتبار بدهیم و بگوییم «چه سوال جالب و خوبی…».
- پاسخ: در این مرحله پاسخ را بیان می‌کنیم و اگر از مثال‌ها متفاوت‌تر استفاده کنیم بهتر است.
- تایید گرفتن: هنگام پاسخگویی به سوالات در سخنرانی تیر آخر را بزنید تا ادب خود را بیشتر نشان دهید. بعد از پاسخ دادن حتماً از مخاطب تایید بگیرید. مثلا بگویید «منظور رو کامل رسوندم؟ توضیحاتم شفاف بود؟».
نحوه پاسخگویی به سوالاتی که جوابش را نمی‌دانیم
برای سخنرانان (مخصوصاً تازه‌کارها) هیچ چیز وحشتناک‌تر از این موقعیت نیست! معمولاً فکر می‌کنند که «مُچَم رو گرفتن… الان چیکار کنم؟». اما یک جمله ساده وجود دارد:
هیچ فردی جواب همه سوال‌ها را نمی‌داند!
هر موضوعی ابعاد گسترده‌ای دارد و طبیعی است که ما به همه آن اشراف نداشته باشیم. ما تنها از مواردی که مطالعه و تجربه کرده‌ایم صحبت می‌کنیم. در این موقعیت‌ها بهترین راه نه پیچاندن است و نه دروغ گفت چرا که بعدها دستمان رو می‌شود.
در کل سه روش برای پاسخگویی به سوالات در سخنرانی که جوابشان را نمی‌دانیم، توصیه می‌کنیم:
- راحت و قاطعانه و دوستانه بگویید «نمی‌دانم».
- به فرد خبره و باتجربه‌تر ارجاع دهید، مثلاً بگویید «خانم یا آقای فلانی در این زمینه تجربه و مطالعه بیشتری دارند و بهتر از بنده می‌توانند پاسخ بدهند». البته این روش یک بار به کار می‌آید و اگر چندین بار این کار را کنید، حضار فکر می‌کنند شما از سوالات قسر در می‌روید.
- برای پاسخگویی به سوالات در سخنرانی از خود حضار کمک بگیرید و بگویید «درباره شما چه نظری دارید؟».
- به جای نمی‌دانم بگویید «صد در صد مطمئن نیستم». این جمله خیلی متفاوت‌تر از «نمی‌دانم» است و مخاطب اتفاقاً بیشتر به شما مطمئن می‌شود.
هنگام پاسخگویی به سوالات در سخنرانی حتما این کار را انجام دهید
تماس چشمی خود را کنترل کنید؛ هنگام گوش دادن به سوال، نگاهتان به مخاطب باشد و دو ثانیه بعد از جواب، نگاهتان را به سمت مخاطبان دیگر هم بچرخانید. تماس چشمی نفر به نفر را طولانی نکنید که نابود کننده توجه سایر مخاطبان است.
اگر فردی با شما مخالفت کرد و سؤالی پرسید که احترام شما را زیر سوال برد، حتما هنگام پاسخگویی به سوالات در سخنرانی خونسرد باشید و با آرامش دلیل خود را بیاورید.
هیچ وقت این جمله را فراموش نمی‌کنم:
«زاییده شرایط هستی یا خالق شرایط؟»
اجازه ندهید دیگران به راحتی احساسات شما را کنترل کنند و باعث عصبانیت شما شوند. در جواب انتقاد آن‌ها با ادب و احترام واکنش دهید تا شرمنده شوند.
سوال بسازید اگر نپرسیدند
گاهی اوقات پیش می‌آید که در انتهای سخنرانی می‌پرسیم «آیا سوالی هست؟» اما کسی جوابی نمی‌دهد. گویا هیچکس ابهام ندارد اما باور نکنید! بالاخره یک نفر هست که جایی از موضوع برایش مبهم باشد اما اکثراً از اینکه اولین نفر باشند و سوال بپرسند، می‌ترسند. صبر می‌کنند تا یک نفر سوالی بپرسد و بعد از او جرأت پیدا کنند.
در این مواقع یک لیوان آب بنوشید و با حوصله رو به مخاطبان دوباره بپرسید. البته بهتر است سعی کنید با شوخ‌طبعی یا حسن جویی دل مخاطب را به دست آورید تا راحت‌تر نظرش را بیان کند. شوخ طبعی مهارتی است که همه دوست داریم داشته باشیم اما فقط عده کمی از آن برخوردار هستند. در حالی که با یادگیری الگوهای آن می‌توانیم این مهارت فوق العاده جذاب را در خود تقویت کنیم.
سخن آخر
اگر تا انتهای مقاله را خواندید به شما تبریک می‌گویم که برای رشد خود زمان می‌گذارید و امیدوارم این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. برای یادگیری مهارت فن بیان و سخنرانی به صورت حرفه‌ای و عملی دوره فن بیان را از دست ندهید.
خیلی اصولی و عالی بود
ممنون
من همیشه از سوالاتی که تو سخنرانی میپرسن واهمه دارم
خیلی حرفه ای بود
ممنون
چطوری سوال بسازیم؟